Mind the gap… analysis

Investire su se stessi e sul proprio lavoro è sempre una buona idea, ma all’inizio può spaventare un po’ e risultare piuttosto complicato. Soprattutto per chi proviene da settori specialistici e non ha ricevuto durante gli studi una formazione specifica in economia e gestione d’impresa.

Un buon punto di partenza è quello di «farsi un programma», chiedersi dove vogliamo arrivare e come faremo a raggiungere l’obiettivo che ci siamo posti. E in questo senso la gap analysis può venirci in aiuto.

Cos’è la gap analysis

Quando ci si pone un obiettivo che diventa un progetto, oltre alla bussola da seguire, è necessario definire quali mezzi si hanno a disposizione.

La gap analysis è una metodica che permette di definire la discrepanza tra il livello che si vuole raggiungere (to-be) e il proprio stato attuale (as-is). Può essere utile operarla in due fasi distinte

  1. Pianificazione: durante la pianificazione del progetto, il distacco analizzato è quello tra il punto di partenza e quello di arrivo, e, di conseguenza, il gap da colmare rappresenta integralmente il lavoro che ci si propone di mettere in atto.
  2. Svolgimento: la stessa analisi può essere messa in atto a lavoro in corso o a fine progetto; in questo caso la gap analysis valuta lo scollamento tra quali risultati avremmo dovuto raggiungere in quel dato momento e quello che invece è stato effettivamente fatto. Può essere particolarmente utile valutare, più che la performance globale, la resa delle singole professionalità e delle diverse divisioni che prendono parte al progetto, così da capire su quale aspetto sia necessario e più urgente intervenire.

Quella fornita finora è una visione parziale e semplificata della gap analysis, che può essere operata su più fronti: produttività ma anche rendimento finanziario, garanzia di qualità, controllo dei costi, vendite, competitività sul mercato, gestione delle risorse umane, competenze tecniche.

Gap analysis per valutare progetti in corso

In primo luogo, si deve tracciare su un piano cartesiano il percorso che ci si era prospettati in origine e l’effettivo stato di avanzamento del progetto. In ascissa viene rappresentato il tempo, mentre in ordinata il parametro può variare: può trattarsi di un indicatore economico, di un risultato in termini di contatto o traffico di dati, un numero di pezzi venduti. L’area sottesa tra le due rette rappresenta il gap.

Una volta quantificata l’entità del gap, l’analisi consiste in una profonda riflessione sulle origini dello stesso. È sempre importante essere specifici nell’analisi. Lavorando su più indicatori, ci si potrà accorgere di come il gap si faccia più marcato in una divisione in particolare o una certa area di distribuzione del prodotto.

A cosa serve la gap analysis

La gap analysis permette di definire le esigenze prioritarie del proprio business e di individuare le carenze su cui intervenire con procedure di implementazione. Le lacune non vengono solamente messe in evidenza, ma categorizzate per importanza (priorità alta, media e bassa) ed estensione. Così facendo, si potrà capire in modo strategico dove intervenire prima e con quali sforzi, ad esempio potenziando competenze e mezzi a disposizione.

Dato che le risorse e i tempi non possono e essere illimitati, ma devono rispettare una logica predeterminata al momento della pianificazione dell’obiettivo, la gap analysis permette di prendere passo passo decisioni più consapevoli.

Infine, è altrettanto importante imporsi un lasso di tempo entro il quale porre rimedio al gap, sia per avere la possibilità di trarre conclusioni definitive dall’analisi, sia perché oltre un certo termine diverrà impossibile ricavare un profitto dal proprio obiettivo.

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